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会計帳簿と伝票類はしっかり監査
私たちの経験から言うと、たとえどれほど面倒でも、会計帳簿と伝票類は、一枚一枚、納得が行くまで監査することが必要だと思う。調べると、意味不明の領収書が案外多く紛れ込んでいるものだし、一枚一枚調べることによって、結局、大きな損を防ぐことができるからだ。管理組合の姿勢を管理会社にアピールすることそれ自体も大切なことなのである。多くのマンション管理組合では、管理会社が作ってきた会計報告に、監事が言われるままにハンコを捺すことも多いと聞く。
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だがこれは、時に恐ろしい損害を生むかも知れないのだ。ハンコを捺した瞬間に、責任が管理組合の側に移ってくるからなのである。一般に管理組合の帳簿は単式帳簿だ。企業会計とは違って、いわば大福帳の親戚みたいなものである。大きな誤りがあっても、帳尻だけ、外観だけを整えることは、案外簡単なことなのだ。私のマンションの例でも、入金されるべき七〇〇万円の保険金が何年間も放置されていても、逆に管理会社の経費の領収書が紛れ込んでいても、大福帳方式の会計では、数字を眺めただけでは発見できないのである。しかし根本から会計を精査したおかげで、積立金は三二〇〇万円近くも増加した。まだまだ大規模修繕の必要金額には及ばないが、千里の道も一歩からだ。